Pensa all’ultima e-mail di lavoro che hai inviato. Ne sei soddisfatto?
Solitamente sopravvalutiamo la nostra capacità di comunicare in modo efficace tramite e-mail. Ciò significa che quando invii un’e-mail a un cliente, probabilmente non capirà appieno cosa intendi.
Le seguenti frasi comunemente usate non sono necessarie ed è facile che non vengano interpretate correttamente:
- “Mi dispiace disturbarla”
Iniziare un’e-mail con delle scuse mina immediatamente la tua credibilità, anche se probabilmente lo dici per essere gentile e premuroso.
Vai dritto al punto: perché stai davvero contattando il tuo cliente? - “Sinceramente…”
È usato per aggiungere enfasi o ammorbidire un commento tagliente, ma può avere l’effetto opposto, lasciando il tuo cliente a chiedersi se sei mai stato onesto prima. Elimina questa frase dalle tue e-mail e concentrati sul dire le cose come stanno. - “No problem”
“No problem” può invece costituire un problema. Questa frase educata può comunicare ai tuoi clienti che ogni volta che fai qualcosa per loro, in realtà si tratta di un problema. Sostituiscila con “Prego” o “Certo” piuttosto che rischiare un errore di comunicazione. - “Cercherò di…”
Se rispondi alla richiesta di un cliente con “Cercherò di fare X”, non stai esattamente infondendo fiducia.
Anche se non sei sicuro di quando, o se, sarai in grado di portare a termine qualcosa, fornisci loro una scadenza reale, magari spingila abbastanza lontano da concederti un tempo adeguato. - “Come ho detto precedentemente…”
Lo sappiamo, sembra che tu spieghi sempre le stesse cose più e più volte ai tuoi clienti, ma evita questa frase! Le persone ricevono tonnellate di e-mail ogni giorno, quindi dovrai perdonarle se qualcosa scappa.
Vediamo ora quali frasi dovresti introdurre:
- “Grazie per…”
Prova a ringraziare i clienti invece di scusarti con loro ogni volta che si verifica un piccolo inconveniente. Frasi come “Grazie per la pazienza” o “Grazie per la comprensione” fanno piacere al cliente pur riconoscendo il problema. - “Spero che vada tutto bene”
Quando scrivi la tua email, includi un messaggio come questo all’inizio. Ciò dimostra che apprezzi l’interazione e crea una relazione personalizzata con il cliente. - “Apprezzerei il Suo aiuto”
A volte dovrai chiedere aiuto a un cliente, ma questo può essere più facile a dirsi che a farsi a seconda del favore che stai chiedendo loro. Cerca di spiegare bene il tuo problema e chiedi loro aiuto, si sentiranno considerati. - “Attendo un Suo riscontro”
Invece di dire “A presto” o “Grazie ancora”, questo è un messaggio efficace per incoraggiare il feedback. - “…tu/Lei…”
Quando includi la parola “tu/Lei”, stai chiamando in causa i lettori. Stai parlando con loro in modo specifico e fai una richiesta diretta. Incorporando la parola “tu/Lei”, i tuoi lettori penseranno che se non ti aiutano loro, nessun altro lo farà.
Metti in pratica questi suggerimenti e costruisci la tua email aziendale perfetta! I tuoi clienti di ringrazieranno.
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